Onze Diensten

Interim Office Management

Opzetten secretariaat

Uw organisatie groeit en vraagt om professionele managementondersteuning. Uiteraard ontbreekt het u aan tijd om u hierin intensief te verdiepen. Maar voor een goede bedrijfsvoering kunt u niet zonder een managementondersteuner die weet van de hoed en de rand en die u bergen werk uit handen kan nemen.
Probleem? Dat hoeft niet. Want het oplossen van uw probleem is voor Flexceptional een uitdaging!

Flexceptional biedt voor uw situatie een passende en blijvende oplossing door u de organisatie van een professioneel secretariaat uit handen te nemen. Dit uiteraard in overeenstemming met de cultuur en werkwijze binnen uw organisatie.

Ondertussen kunt u gewoon doorgaan met managen, waarbij Flexceptional u behulpzaam is door zorg te dragen voor het dagelijkse operationele office management.

 

Reorganiseren secretariaat

Is uw bedrijf of afdeling recentelijk flink gegroeid en worden er als gevolg daarvan zwaardere eisen aan uw secretariaat gesteld? En heeft uw secretariaat deze ontwikkeling kunnen volgen?
Of is een gedegen herijking van de managementondersteuning er door de verhoogde werkdruk bij ingeschoten?
In deze situatie, maar ook in andere gevallen waarin management en secretariaat niet (meer) optimaal op elkaar zijn afgestemd, biedt Flexceptional uitkomst.

Flexceptional inventariseert voor u de knelpunten en doet aanbevelingen voor verbetering. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij uw bedrijfscultuur, de bestaande werkwijze én de wensen en capaciteiten van uw secretariaatsmedewerkers.

Vervolgens begeleidt Flexceptional uw secretariaat bij de invoering van een professionelere en efficiëntere werkwijze. Desgewenst kan Flexceptional deze begeleiding ook na de invoering nog enige tijd blijven verzorgen. De periode en het aantal uren worden vooraf in overleg vastgesteld.

Project Office Management

Het managen van een project is geen sinecure. U heeft als projectmanager te maken met veeleisende opdrachtgevers die van u de hoogste kwaliteit voor de laagste kosten verwachten. En het moet snel. Budgetten en deadlines houden u bezig.
Daarnaast omvat projectmanagement nog tal van operationele activiteiten, die een groot beslag op uw tijd leggen. Tijd die u eigenlijk niet kunt missen.

Het is dan wel zo prettig als u geen omkijken heeft naar het project office management en kunt beschikken over een professionele project office manager die optimale ondersteuning biedt op het gebied van onder meer:

- Projectplanning
- Communicatie
- Organisatie van projectoverleggen
- Procedures
- Informatieverzameling t.b.v. managementrapportages
- Voortgangsrapportages
- Kwaliteitscontrole documenten
- Documentbeheer
- Resourceplanning
- Tijdregistratie
- Facturering

Flexceptional beschikt over een ruime ervaring in het verzorgen van projectondersteuning en is graag bereid u veel werk uit handen te nemen.

Tijdelijke managementondersteuning

Mocht u onverhoopt in de omstandigheden komen dat u uw directiesecretaresse of office manager voor kortere of langere tijd moet missen, dan biedt Flexceptional uitkomst.

Flexceptional houdt uw directiesecretariaat gedurende die periode draaiende zodat u kostbare tijd bespaart. U hoeft zich immers geen zorgen te maken over uw managementondersteuning.

Door de langjarige ervaring van Flexceptional in managementondersteunende functies is de inwerktijd te verwaarlozen. Bovendien is Flexceptional zeer flexibel ten aanzien van de inzetbaarheid.

Notuleren

Vergaderen en overleggen zijn een essentieel onderdeel van bedrijfsvoering. Maar het kost veel tijd, ook voor uw secretaresse die als professionele managementondersteuner haar handen al vol heeft aan het zoveel mogelijk verlichten van uw managementtaak. En die ondersteuning kunt u ook niet missen. Wat te doen?

Besteed uw notuleerwerkzaamheden uit aan Flexceptional. U kunt een beroep doen op Flexceptional voor het notuleren van zowel ad hoc vergaderingen als van regelmatig terugkerend overleg.

Voorwaarde voor een gedegen opvolging van de actiepunten en besluiten uit de vergadering is een snelle verslaglegging van het besprokene. Flexceptional garandeert u dat u het verslag binnen drie werkdagen op uw bureau heeft. Ook verzorgt Flexceptional voor u desgewenst de distributie van de verslagen. Net als bij de overige activiteiten van Flexceptional, kunt u ook bij notuleerwerkzaamheden rekenen op de hoogste mate van discretie en vertrouwelijkheid.

Bent u benieuwd welke opdrachten Flexceptional heeft uitgevoerd?